Organisatsioon andmestunud maailmas. “Ettevõte ja ülikool”

Foto: Tanel Meos.

Enamik organisatsioone seisab täna paralleelselt silmitsi kahetise väljakutsega: nii andmete ülekülluse kui ka nende puuduse probleemiga.

Rubriigis “Ettevõte ja ülikool” kirjutavad Tallinna Ülikooli teadlased kord kuus ühel ühiskondlikult ja majanduslikult olulisel (tuleviku)teemal. Rubriigi eesmärk on näidata võimalusi, mida ettevõtetele ning avalikule ja kolmandale sektorile pakub koostöö ülikooliga. Seekordse artikli autorid on Tallinna Ülikooli uurimismeetodite lektor Esta Kaal, Päästeameti ennetustöö osakonna nõunik Natalja Lebedeva ja Päästeameti hädaolukorraks valmisoleku osakonna nõunik Terje Lillo.

Enamik maailma andmetest on loodud vaid viimase paari aasta jooksul, mis tähendab, et me elame andmestunumas maailmas kui kunagi varem. Öeldakse, et andmed on uus nafta ehk organisatsiooni kõige väärtuslikum ressurss (Economist, 2017). Ometi kasutavad organisatsioonid väidetavalt alla 50% enda kogutud andmetest (Priceonomics). Kas andmetes ei osata näha väärtust, ei osata koguda õigeid andmeid või ei koguta neid õigesti? Või jääb hoopis puudu oskustest andmed väärtuslikuks ressursiks muuta?

Kuidas andmetest saab väärtus?

Andmed kui infoühikud on pelgalt toormaterjal. Töö andmetega – analüüs ja tõlgendamine – muudab andmed informatsiooniks ja informatsiooni teadmisteks. Andmetest saadud teadmiste põhjal otsuseid tehes ja tegutsedes tekib neist otsene või kaudne väärtus kellegi jaoks. Andmete (üle)küllus iseenesest ei taga targemaid otsuseid ega loovamaid lahendusi. Tänapäeva organisatsiooni üheks peamiseks väljakutseks ongi andmehulkadest, sh -mürast eristada rakenduslik osa, jäädes seejuures eetiliseks ja õiglaseks andmete omanike suhtes. Eetika ei ole pelgalt andmekaitse nõuete järgimine, vaid ka teadvustamine, et kõike, mida tehnoloogia täna koguda võimaldab, ei ole vaja koguda. Eetiline on koguda ainult neid andmeid, mis leiavad rakendamist ja millest saadud väärtusest antakse vähemalt kaudselt midagi tagasi ka andmete omanikele, kelleks võivad olla kliendid, koostööpartnerid, aga laiemalt ka ühiskond. Kogutud andmete või sellest tekkiva väärtuse tagasi jagamine andmeomanikele on andmeõigluse kandev idee.

Kaasa mind ja ma mõistan, visualiseeri mulle ja ma kasutan

Üks põhjusi, miks organisatsioonid sageli andmete väärtust näha ei oska või alahindavad neid, on vähene osalemine andmete kogumise, analüüsimise ja mõtestamise protsessides. Kui kogutud uued andmed jõuavad organisatsiooni üksnes teabena uuringu lõppraportis, mida uuringu tegijad tutvustavad, siis võib juhtuda, et teadmiseks (arhiivis) selle sisu jääbki. See võib juhtuda ka tellija poolt hästi ette valmistatud lähteülesande ja korrektselt läbi viidud uuringuga, kui ei ole mõeldud järgmisele etapile – kuidas organisatsioonis seda teadmist kasutada. Tihti juhtub, et rakendusüksuse inimesed ei oska tulemustele vajalikku tähendust anda ega seostada neid enda töölõiguga.

Rakendamata tulemused on mitmes mõttes mahavisatud ressurss: organisatsioon kulutas raha uuringu tellimisele, mille tulemusi ta ei oska kasutada; lisaks raisati vastaja (nt kliendi) aega, kellelt andmeid koguti ning kes järgmisel korral on oluliselt vähem motiveeritud oma arvamust avaldama, sest ta ei ole märganud olukorras mingit muutust.

Seega tuleks uuringu algatamisel koostada ka plaan tulemuste viimiseks rakendusüksuste töötajateni. Tulemuslikum viis selleks on kaasata nende esindajad uuringu planeerimisse, võimalusel ka andmete kogumisse – näiteks küsitluste või intervjuude läbiviimisse. See innustab tulemuste tähendust ja kasutusvõimalusi mõtestama ning seeläbi märkama ka seost enda tegevustega.

Kindlasti ei tähenda see, et uuringuid peaks tegema üksnes oma jõududega või just vastupidi – ainult sisseostetud teenusena. Mõlemal praktikal on oma võimalused ja piirangud. Enda töötajaid saab vähemalt osaliselt kaasata andmekogumise faasi, nt dokumentide analüüsi, kliendi või partnerite intervjueerimisse või nende tegevuste vaatlusse. Organisatsiooni töötajad, kes suhtlevad iga päev klientide ja partneritega, on samuti oluline andmeallikas klientide käitumise ning ootuste mõtestamisel – see inimeste peades olev teadmine vajab ka kogumist ja mõtestamist. Ning on esimene lihtne samm, millest alustada, ja võib-olla planeeritud kliendiküsitlust ei olegi vaja algatada.

Andmerohkus (palju erinevaid andmeid ja allikaid) ning keerukamaid ülesandeid püstitav turuolukord teeb andmetöö planeerimise üsna keerukaks. Rakenduslik sisend ei tule enam ühest allikast (sh uuringust) ja ka uuringut ei saa planeerida n-ö ad hoc, kui vajadus tekib, siis teeme. Organisatsioon vajab terviklikku andmetöö plaani, mis integreeriks nii igapäevatöö infovoo (müügi, kliendi või muu tegevuse aruanded, protokollid), avalike andmebaaside kasutamise ja uuringutes lisaks kogutava andmevajaduse. Selle koostamise eel on mõistlik organisatsioonis teha n-ö andmeallikate, liikumise, analüüsi ja kasutuse audit. Kui oma majas andmeteadlast või andmetöö spetsialisti pole, siis tuleks see teenusena sisse osta. Organisatsiooniväline (teadus)partner pakub värsket kõrvalpilku ja küsimusi, mis sunnivad olukorda ja andmekasutuse tulevikuvajadust läbi mõtlema ning disainima organisatsioonis andmeid kasutava inimese vaatest.

Uuringu ja analüüsi tulemuste ülevaated on teaduspärast väga inforikkad, mis tähendab, et kasutajal on raske otsustada, millest alustada. Seetõttu tuleks andmeanalüüsi, uuringut, tulemusi ja järeldusi tegevuste kontekstis mõtestada ning prioriseerida. See võimaldab neid lihtsamalt kommunikeerida nii organisatsiooni sees kui ka organisatsioonist väljapoole, partneritele, klientidele, ühiskonnale. Ka selle – jagamisetapi – peaks läbi mõtlema juba uuringu planeerimise ajal, sest kommunikatsiooniga seotud tegevused vajavad ettevalmistus- ja/või etteteatamisaega.

Tulemuste jagamise etapi olulised ja lahendust vajavad küsimused on: kuidas peaksid tulemused olema väljendatud, et organisatsioon saaks neid kasutada töövahendina? Kuidas on andmed kättesaadavad ja esitatud, et neid oleks võimalik igapäevaselt kasutada? Kuidas tulemusi näidata seostatud viisil, mis aitaks mõista, mida andmetega teha saab, kuidas ja mida need aitavad meil paremini teha?

Üks näiteid, kus uuringu protsessi kaasati nii teaduspartner kui ka organisatsiooni töötajad, oli Päästeameti 2020. aastal läbi viidud uuring, millega taheti teada saada kohalike omavalitsuste valmisolekut erinevateks kriisideks ning et kas Päästeameti pakutavate tegevuste ja toimingute pakett pakub neile selleks tuge või mitte. Uuringu käigus tehtud intervjuud kohalike omavalitsuste juhtidega viisid läbi Päästeameti kriisireguleerijad. Sel oli kokkuvõttes mitu väärtust. Ühelt poolt, kuna kriisireguleerijad valdasid teemat, oskasid nad vastustest välja lugeda rohkem, kui valdkonda põhjalikult mitte tundev küsija. Teisalt loodi uuringu käigus vajalikke otsekontakte, mis soodustab koostööd Päästeameti ning kohalike omavalitsuste spetsialistide ja juhtide vahel – inimesed olid isiklikult tutvunud. Samuti on nimetatud uuring hea näide tulemuste tagasipeegeldamisest, jagamisest nii vastajatele kui ka ühiskonnale. Veebilehe minuomavalitsus.ee interaktiivne keskkond esitab võrreldavad andmed kõigi omavalitsuste kohta visuaalselt ülevaatlikult ning on nähtav kõikidele omavalitsustele ja elanikele.

Andmete jätkusuutlikkus?

Kuna andmeid on organisatsioonil käsutada palju, siis tuleks enne uue andmestiku kogumist – eriti kui see on küsitluspõhine – hoolega mõelda, kas uus andmestik on vältimatult vajalik. Veebiküsitluse korraldamine tundub imelihtne ja sestap kiputakse tänapäeval liiga kergekäeliselt just selle kasuks valima. Võib tunduda, et uute andmete kogumine on kindlaim viis saada teada midagi uut, kuid sama hästi võib uut avastada juba olemas olevatest andmetest. Nii peaks endalt esmalt nõudlikult küsima, kas olemasolev andmestik on korralikult läbi “loksutatud”, kas seda on analüüsitud erineval moel, erinevates kontekstides ja/või ühildatud mingite teiste andmetega.

Andmete taaskasutus on oluline nii organisatsiooni jaoks, kelle andmeid kogutakse, kui ka vastaja seisukohast.

Organisatsioon hoiab andmete taaskasutusel kokku ressurssi, mis kuluks uuele andmekogumisele ja -analüüsile. Samuti vähendab see andmemüra, mis tekib, kui andmeid on palju ja tuleb järjest juurde. Taaskasutuse idee sunnib läbi mõtlema tulemuste kasutamise eesmärgi ja olukorrad, sh seostamisvõimalused teiste allikate andmetega. Andmete taaskasutus tähendabki, et vaatad juba tehtud uuringu andmeid n-ö teise nurga alt.

Näiteks kui on olemas erinevad kasutajaprofiilid – persoonad –, siis saaks kasutada juba tehtud uuringute tulemusi persoonade tüpoloogia loomisel ja saadud tüüpidele hinge andmiseks intervjuusid või vaatlusi lisada. Kasutades teisi viise, hakkavad ka andmed teistmoodi kõnelema.

Andmete taaskasutus tähendab ka vastaja aja säästmist. Klientide ja sidusrühmade hea tahe vastata on juba täna üleekspluateeritud ressurss. Seda kinnitavad järjest langevad vastamismäärad. On teada, et uuringule vastamise valmidus on negatiivses korrelatsioonis sellega, kui tihti inimese poole pöördutakse. Seega väga selgelt seotud andmete kogumise jätkusuutlikkusega.

Mitte õnnetusse sattuja, vaid riskikäituja profiil

Andmete taas- ja ristkasutuse väärtuslikkus tuleb eriti hästi esile just keerukamate sotsiaalsete väljakutsetega tegelemisel. Päästeamet on üks näide andmestunud organisatsioonist, kus andmeid kogutakse hulgaliselt, aga neile ka toetutakse nii strateegilistes kui taktikalistes otsustes. Organisatsioon on tegevuste eesmärgistamisel ja teenuste disainimisel enda kasuks tööle pannud erinevate riiklike andmekogude ja registrite andmed, elanikkonna küsitluste tulemused ning tegevusandmed – näiteks päästesündmustele väljasõitude statistika, juhtumite kirjeldused, kodunõustamiste vaatluspäevikud, firmade kontrolli- ja nõustamiskülastuste protokollid ja palju muud. Nimetatud andmekorje on integreeritud organisatsiooni igapäevatöösse ja on pidev.

Küsimuse “miks?” ehk “miks inimesed õnnetusse satuvad?” esitamine viis Päästeameti vajaduseni luua riskipersoonade profiilid, mis omakorda suunas olemasolevat õnnetuste statistikat, sündmuste protokolle ja küsitlusuuringute andmeid rist- ja taaskasutama. Nii tekkis üldistava keskmise juhtumi või elaniku kõrvale üksikisiku – riskipersoona – kirjeldus, mis võimaldab mõista “inimest statistika taga”.

Kõrvutades õnnetusjuhtumitesse sattuvate inimeste käitumist ja õnnetusjuhtumite olukordi, tekkis võimalus märgata ühiseid jooni ning seeläbi läheneda õnnetusjuhtumite ennetamisele kliendikeskselt. See andis võimaluse mõista, mis kõige enam riskiolukordi ja -käitumist esile kutsub, ning disainida ennetusteenuseid. Märkamine, kuidas eri tüüpi riskid ühe inimese tasandil lõimuvad, võimaldas muuta tegevused tõhusamaks, sest ühe riski ennetamisega hoitakse ära ka mõni teine.

Oma kasutaja/kliendi parem mõistmine annab võimaluse kliendikeskseks lähenemiseks, mis sunnib omakorda ümber kujundama tööprotsesse.

Ehk andmete oskuslik kasutamine toetab juhtimisotsuseid ja organisatsiooni teenuse ning töökorralduse tõhusamaks disainimist.

Kokkuvõtteks

Andmestunud maailmas tekitavad andmeid ja jätavad andmejälgi kõik organisatsioonid ning üksikisikud. Andmed on algmaterjal, millest targa tegutsemise korral luuakse väärtust organisatsioonile, kliendile, ühiskonnale. Tark organisatsioon küsib andmetöös endalt nõudlikke “miks, milleks, kuidas” küsimusi. Ehk kas ta kasutab andmeid oma tegevuse tõhustamiseks ja paremate juhtimisotsuste langetamiseks. Kas ta on osanud piisavalt ära kasutada juba olemas olevaid andmeid. Kas uute andmete kogumiseks ja uue teadmise loomiseks vajalik ressurss on väiksem või vähemasti võrreldav andmetest loodava teadmise rakendamisel saadava väärtusega. Kas me kasutame vastajate vastamisvalmidust kui ressurssi vastutustundlikult. Küsimiseta vastaja mõttemaailma ei mõista, aga käitumise kohta annab vaatlus paremat informatsiooni.

Andmed ja neist loodav info ning teadmine on osa igapäevatööst. Seetõttu on oluline mõista, et uuringute läbiviimine või mistahes andmekogumine ja -analüüs ei asu organisatsiooni tegevustest väljaspool, vaid on osa sellest. Seega kõikidel organisatsioonidel suurusest või valdkonnast sõltumata tasub üle vaadata, kas tööprotsessid, töötajate tänased kompetentsid või miks mitte ka ärimudelid ikka võimaldavad seda, et andmetest saaks tekkida väärtus.

Vaata seminari salvestust:

Rubriigis “Ettevõte ja ülikool” kirjutavad Tallinna Ülikooli teadlased kord kuus ühel ühiskondlikult ja majanduslikult olulisel (tuleviku)teemal. Rubriigi eesmärk on näidata võimalusi, mida ettevõtetele ning avalikule ja kolmandale sektorile pakub koostöö ülikooliga.