Reijo Väljak: ajajuhtimise A ja O

Oleme kolinud kontoritest kodudesse. Töö käib igal pool – alustades köögist ja lõpetades magamistoaga. Tavarütm ja välja kujunenud tööharjumused on koduses keskkonnas paigast nihkunud ja see tekitab segadust. Alljärgnevalt 6 peamist ajajuhtimise nippi, millest juba ainuüksi ühe-kahe praktiseerimisel võiks olla tõhusat abi tulemuslikkusele ja rahulikule meeleolule.

Rakenda tööajal meediadieeti

Käesoleva aja suurimad ajaröövlid on kahtlemata sotsiaalmeedia ning uudiste tarbimine ning eriolukord on seda korralikult võimendanud. Ja see ei vii meid kuidagi edasi. See info röövib aega, on ebaoluline eesmärkide saavutamiseks ning on väljaspool meie mõjusfääri. Seega, tarbi meediat pärast tööaega, kui oled valinud selle oma vaba aja tegevuste hulka. Näiteks Facebook – alustad ühest artiklist ja lõpetad 25 minutit hiljem kuskil hoopis mujal, lugedes ei tea mida. Ei taha isegi kokku arvutada, palju nii aega päevas kulub.

Tee päevaplaan

Ajapuudus võrdub eesmärgi puuduse või üleliigsete eesmärkidega. Tean inimesi, kelle to-do list‘i nimekirjad on kolm lehekülge pikad ja ei lõpe kunagi. Siin tuleb eraldada päevased tegevused üleüldisest tuleb-ära-teha-nimekirjast. Need on kaks erinevat asja. Minu soovitus: veel enne tööpäeva algust ja arvuti käivitamist pane kirja 4–5 kõige tähtsamat tegevust selleks päevaks. Kontrolli end hiljem: kas teed ikka tegevusi, mis hommikul kirja panid või oled päevases tuhinas üles korjanud juba midagi uut, mis pole aga esmatähtis?

Keskendu ühele tegevusele korraga

Igal tegevusel on oma seadistusaeg olenemata tegevuse suurusest. See on aeg, mis kulub ühelt tegevuselt teisele ümber lülitumiseks. Olgu tegevuseks meili kirjutamine või turundusstrateegia väljatöötamine, teemasse sisse- ja väljalülitumine nõuab meilt süvenemisenergiat ja tähelepanu.

Tim Ferris, raamatu “Neljatunnine töönädal” autor, kutsub seda mõtlemise käiguvahetamiseks. Uuringute järgi võtavad sellised ümberlülitused ära tööpäevast rohkem kui veerandi, täpsemalt 28%. Ebaefektiivne näide, mis on paljudele halvaks harjumuseks, on pidev meilide lugemine samaaegselt muude ülesannete täitmisega. Teavitustest meie telefonides ja arvutites, ei tasu selles kontekstis üldse rääkida – aimate ise, kui suureks kujuneb ümberlülituste arv päevas.

Loe e-kirju 1–2 korda päevas

Jätkame eelnevast punktist ja e-kirjadest. Et olla efektiivne, määra kindel kellaaeg ja ajavahemik meilidele vastamiseks. Vastavalt sinu töö iseloomule võib see olla hommikul, keset päeva või õhtul. Ja vali maksimaalselt 2 ajavahemikku. Rohkem valides kaotad ära fookuse oluliselt tegevuselt (vaata järgnevaid alapunkte) ühele suvalisele e-kirjale vastamisega. Meilis olev info on üliharva kiireloomuline! Kui tegemist oleks kiireloomulise asjaga, küll sa siis sellest juba ühel või teisel moel teada saaksid, aga kindlasti mitte e-kirja teel. Järelikult võivad e-kirjadele vastamised oodata.

Vähem on rohkem ehk keskendu kõige olulisemale

Igihaljas Pareto mudel ütleb, et 80% tulemusest tuleb 20% kõige olulisemale pühendudes. Ta tõestas seda omal ajal nii majanduses kui ka taimede kasvatamises. Jah, 20% istutatud taimedest tõi üle 80% saagist. Kes on need 20% klientidest, kes toovad 80% tulu ja vastupidi? Kuhu paned 80% oma energiast ja ajast? Mis on tähtsamad tegevused, mida tuleks igapäevaselt teha?

Vali välja 1–2 kõige olulisemat tegevust ja loo nende ümber kogu muu päev: kujunda need oma tugevateks kohustuslikeks harjumusteks. Kui need kõige tähtsamad tegevused tehtud saad, tuleb hea tunne, enesekindlus ja ka tulemused! Hea viis enesekontrolliks on päeva keskel endalt küsida: kas ma mõtlen kunstlikult välja tegevusi, et vältida neid kõige olulisemaid?

Võta eesmärgiks tööpäev x arv tunniga ära teha

Selle asemel et hommikul 8st õhtul 23ni töö- ja eraelu vahel laveerida, sea päeva algul kindel eesmärk. Näiteks tee tööpäev ära 4 või 6 tunniga. Kui rakendad eespool pakutud ajahaldamise nippe, on see tehtav. Pealegi on sinu poolt ka Parkinsoni seadus. See ütleb, et mida rohkem aega mingi tööjupi tegemiseks võtad, seda rohkem aega ka sellele kulub.

Seega, kujuta ette, et 6 tunni pärast pead juba lennuki peale jõudma (hea nali) ja pead kõik vajaliku enne veel tehtud saama. Selleks tee märkmepaberile päevaplaan, loe e-kirju 1–2 korda päevas, väldi uudiseid ja meediat, keskendu ühele tegevusele korraga ja tee kindlaks, et IGA PÄEV saaks tehtud kõige olulisemad tegevused nimekirjast!

Kuidas edasi?

Nagu nägite, siis ajajuhtimise alusnipid ei erine palju kodus ega kontoris. Kodune keskkond on lihtsalt meil häälestatud lõdvemalt võtmiseks, mis ongi õige. Kuid hetkel tuleb ka siin efektiivselt ja ajasäästlikult hakkama saada. Kuidas need ajaplaneerimise nipid, mis kõlavad lihtsana, ka tõhusalt tööle panna, sõltub juba sinust enesest.

Reijo Väljak

Reijo Väljak

Reijo Väljak on ettevõtja, coach ja õpetaja. Ta teeb koostööd Noored Kooli programmiga ja õpetab enesejuhtimise kursust Pelgulinna Gümnaasiumis. Koostöös eri valdkondade ekspertidega aitab ta luua ja arendada isikubrändi. Reijo artiklid sisaldavad lühikesi ja praktilise sisuga nõuandeid enda elu paremaks juhtimiseks. Loe artikleid (17)