Tiina Liitmäe: milline on ettevõtte tulevikuvajadusi arvestav töökeskkond?

Kolmandiku oma päevast veedame tööl, mis teeb 40 tundi nädalas, 160 tundi kuus ja 1920 tundi aastas. Inimese eluiga arvestades on see pikk aeg. See on oluline, kuid mitte ainus põhjus, miks tööst ja töökeskkonnast  ja selle muutmisvajadusest  aina tihedamini räägitakse.

Töö tegemise viisid ja väärtushinnangud on muutunud. Traditsioonilises kontoris, kus igal töötajal on oma isiklik töölaud, on keskmiselt 29% töökohtadest alati tühjad. Mitte et inimesed tööd ei tee, nad teevad tööd oma isiklikust töölauast eemal. Tehnoloogia annab valikuvõimalusi, millest ei osanud unistadagi. Tööturul on üheaegselt 4 erinevat põlvkonda ning väidetakse, et töökeskkond on parim vahend jätkusuutlikkuse tagamiseks. Organisatsioonid otsivad iga päev üha rohkem vastust küsimusele, kuidas luua ettevõtte tulevikuvajadusi arvestav töökeskkond.

Põhimõte „üks suurus sobib kõigile“ töökeskkonnas ei tööta. Lihtsalt ei tööta. Tihti kiputakse tulihingeliselt diskuteerima teemal avatud või suletud kontor. See on must-valge lähenemine ja tegelikult täiesti ebaoluline. Usutakse, et avatud kontor on sündinud kulude kärpimise eesmärgil ja peamiseks eestvedajaks korporatiivsektor. Kulud on kindlasti olulised, kuid kulud ei tohi olla põhiline argument.

Töökeskkond on juhtimise vahend.

Töökeskkond on tulemuste juhtimise vahend ja toetab organisatsiooni eesmärkide täitmist. Ruumikujundus on paljuski nagu mood või tehnoloogia – trendid tulevad ja lähevad. Oluline ei ole lähtuda moe viimasest sõnast, vaid hinnata organisatsiooni eripära. Selmet vaielda avatuse ja suletuse üle, peaksime mõtlema tingimustele, mis loovad parima keskkonna konkreetse organisatsiooni jaoks.

Organisatsiooni tulemuslikkus sõltub suurel määral koostööst, millised on töötajate omavahelised suhted ning kuidas liigub tööks oluline info. Unustada ei saa kontori sotsiaalset funktsiooni ja selle märgilist tähendust – füüsiline töökeskkond omab väga olulist rolli teadmiste- ja infovahetuses. Õppimine ja töötamine on sotsiaalsed protsessid.

Milline keskkond sobib erinevate töötegemise viisidega ja erinevate demograafliste gruppide vajadustega ning on samal ajal tulemuslik?

Traditsioonilise kontori planeering keskendub indiviidile. Organisatsioonid aga jälgivad täna paljuski koostöödünaamikat – struktuur põhineb projektidel, protsessidel ja meeskondadel, mitte niivõrd traditsioonilisel hierarhilisel struktuuril. Kontori roll on keskkonnana toetada kõigi tööülesannete täitmist, mitte ainult pakkuda töölauda individuaaltööks. Muutunud on töö tegemise viisid ja väärtushinnangud, mis omakorda on loonud vajaduse eriliigiliste ruumide ja alade järele.

Foto: Pixabay.com

Tegevuspõhine kontor on kasulikum töötajale ja ettevõttele

Tegevuspõhine kontor on töökeskkond, mis lähtub põhimõttest, et iga töö tegemiseks on olemas parim viis ja koht. Erinevat tüüpi ülesanded vajavad erinevat tööala. Erinevatel tööaladel on oluline roll organisatsioonikultuuril ja meeskonnavaimuloomisel, kuuluvustunde süvendamisel, mitteformaalsel õppel, infovahetusel, innovatsioonil ja nö akude laadimisel. Millised tööalad ja milline planeering, mis inspireerib ja kuidas, sõltub konkreetsest organisatsioonist ja tema eesmärkidest.

Töökeskkonna planeerimine on segu arhitektuurist, personalijuhtimisest, tehnoloogiast, muutuvast organisatsioonist. Ruum peab toetama inimeste arengut, omavahelist suhtlust, eesmärkide saavutamist ja võimaldama olla inimestel nemad ise. Selle planeerimisel on arvestatav ühisosa disaini ja disainijuhtimisega. Sõna „disain” ei kirjelda siin ainult ilu, esteetikat, värvi, kuju ja stiili. Ruumi disain peab organisatsiooni nähtavaks ning arusaadavaks tegema, soovitud lugu rääkima. Disain on loov, strateegiline ja kasutajakeskne  mõtlemine ning protsesside juhtimine. Hästi planeeritud töökeskkonda on lihtne ja loogiline kasutada ning sel on otsene seos psühholoogiaga.

International Workplace Group’i poolt tehtud uuringu järeldused peegeldavad kenasti töötajate ootusi ja vajadust paindlikuma töökeskkonna järele: 80% arvas, et paindlik töökeskkond aitab neil hoida häid inimesi ja enam kui pooled (58%) usuvad, et paindlik töökeskkond kasvatab töörahulolu. Pühendumine tööle tähendab töötaja emotsionaalset ja intellektuaalset seost tööandjaga. Rahulolu ilma pühendumuseta pole organisatsioonile eriti palju väärt.

Töökeskkonna paindlikkus ja loomingulisus,  tootlikkus ning töörõõm on omavahel otseses positiivses korrelatsioonis. Tööalade vahetamine ehk liikumine aitab võidelda pikast istumisest tingitud tervisemõjudega nagu kõrge vererõhk ja kolesterool, suurenenud kehakaal, südamehaiguste riski tõus.

Tegevuspõhise kontori ühe ruutmeetri ehitamine maksab tõenäoliselt rohkem kui traditsioonilise kabinet-süsteemi kontori ruutmeeter. Samas on tegevuspõhises kontoris ühe töötaja kohta pinda vähem kui kabinet-süsteemis kontoris, pind on optimaalselt kasutatud ning pinna ülalpidamine ja haldamine rahakotisõbralikum.

Video: Riigi Kinnisvara koostöös sotsiaalministeeriumiga tegid tegevuspõhise kontori

Artikli autor Tiina Liitmäe on Riigi Kinnisvara töökeskkonna strateeg