Kuidas hinnata töötajate & organisatsiooni koolitusvajadust?

Töötajate koolitamine ettevõtetes on üks olulisemaid võtmeküsimusi, kui räägime tulemusele orienteeritud tegevusest, professionaalsest meeskonnatööst ja kvaliteetsest tulemusest. Tänapäevane tehnoloogia ja ärikultuur arenevad kiiresti ning organisatsiooni koolitusvajaduse määratlemine on muutunud omamoodi teaduseks.

Olen erinevate juhtidega töötajate koolitamisest vesteldes tajunud, et tegelikult puudub neil päris selge pilt, millest koolitusvajaduse hindamisel alustada ning kas ja kuidas seda üldse teha.

Hea koolitus on rätsepatöö

Koolitusvajadust saab defineerida kui vahemikku, mis jääb hetketeadmiste ja -oskuste ning tulevikuteadmiste ja -oskuste vahele. Vajadused või jagada kolmeks:

  • Organisatsioonilised – inimeste töökompetentsi puudutavad koolitus- ja arenguvajadused, nt klienditeeninduse oskused.
  • Ametialased – kutsespetsiifilised tööoskused, nt programmeerimisoskus.
  • Individuaalsed (personaalsed) – nt juhtimisoskused. Juhi ülesanne on arendada oma meeskonna oskusi ja kompetentsi. See osa koolitusvajadusest hõlmab ka interpersonaalsete suhtlemisoskuste arendamist.

Sageli teevad koolituse tellijad selle vea, et ei loo endale ühtset pilti organisatsiooni koolitusvajadustest ja eesmärkidest. Neid kahte asja ei osata omavahel seostada, mistõttu ei ole läbiviidud koolitused sageli organisatsiooni eesmärkide ja strateegiaga üldse kooskõlas.

Koolituste pakkujad seevastu lähtuvad koolitusmaterjali kokku panemisel pahatihti ainult enda paremast teadmisest või kitsalt juhi ettepanekutest, süvenemata sellesse, mida koolitatavad peaksid tegelikult õppima selleks, et organisatsiooni saadaks edu.

Neid vigu saab vältida, kui enne koolitust pühendatakse aega tegeliku vajaduse hindamiseks. Hea koolitus on nagu rätsepatöö, mis peab täpselt kliendile sobima, seetõttu on informatsiooni kogumine nii õpivajaduste kui ka osalejate potentsiaali kohta koolituse õnnestumise oluliseks eelduseks.

Üldjuhul on nii, et kui organisatsioon seisab mõne probleemiga silmitsi, otsitakse lahendust koolitusest.

Kuid koolitus pole alati lahendus, probleemi juured ei pruugi seisneda oskuste või teadmiste puuduses.

Sageli on põhjuseks hoopis miski muu: juhtide ebaselged ootused ja tagasiside, oskamatus korraldada ettevõttesisest kommunikatsiooni, ebapiisav materiaalne ja/või mittemateriaalne kompensatsioon, Puudub turvatunne töökoha säilimise osas, muutused organisatsioonis, tööülesannetes, uue toote turule toomine vms.

Millele peaks tellija mõtlema enne koolitust?

Kas koolitus vastab lisaks töötajate vajadustele ka ettevõtte vajadustele? Kas koolitust vajatakse kogu organisatsiooni tasandil? Või ainult kindla projekti tasandil? Ühe/mitme osakonna või konkreetsete töötajate tasandil?

Koolitusvajaduste hindamise oskus sisaldab nii sotsiodünaamika, psühholoogia kui ka koolitusmaastiku arengutega kursis olemist. Ilma konkreetsete eesmärkide ja mõõtmissüsteemideta on koolitusvajadust keeruline hinnata.

Koolituse edukus seisneb läbi mõtlemises, mida nii koolitusel osalev inimene, meeskond kui ka ettevõte tegelikult vajab.

Eriti just piiratud koolituseelarve puhul on esmatähtis, et leitakse kuluefektiivsed lahendused ja iga koolitusele panustatud euro looks väärtust.

Koolitusvajaduste analüüs peaks kajastama täpselt miks, mida, kellele, millal, kus ja kuidas koolitus toimub:

  • Miks inimesed vajavad seda konkreetset koolitust?
  • Milliseid oskusi tuleb arendada?
  • Kus ja millal tuleb uusi oskusi kasutada?
  • Kuidas neid uusi oskusi rakendada?

Pärast arenguvestlust võib teha töötajatega individuaalse koolitusplaani, mis võtab arvesse:

  • Organisatsiooni strateegiat ja plaane
  • Töötajaga kokku lepitud eesmärke
  • Töötaja töökohustusi ja tema töö tulemuslikkust
  • Tagasisidet töötaja tööpanuse kohta klientidelt ja kaastöötajatelt
  • Töötaja enda karjäärieesmärke

Kuidas seada koolituse eesmärki?

Hea on alustada oma meeskonna tugevuste ja nõrkuste analüüsist. Kuidas nad koos töötavad, kuidas toimib koostöö juhiga, kuidas saavutatakse konkreetseid eesmärke ja reageeritakse stressiolukordades. Selle informatsiooni põhjal on võimalik näha meeskonna puudujääke ja vajadusi ning mõelda, kuidas jagada ilmnenud kitsaskohad väiksemateks õpieesmärgi-punktideks ehk oskusteks, mida läbi koolituse peab arendama.

Näiteks: Koolituse läbinu

  • Oskab paremini tööülesandeid delegeerida
  • Teab, millele keskenduda meeskonna motiveerimisel
  • Teab, kuidas olla tugev ja veenev juht

Väiksemate sammude kaudu suurema eesmärgini jõudmine on inimesele lihtsamini saavutatav ja ka paremini mõõdetav. Samuti on selle meetodi abil hõlpsam määrata koolitusele kuluvat aega ja muid ressursse. Koolituse eesmärgid peaksid olema teada nii koolitajale kui ka koolitusel osalejatele. Seda nii kommunikatsiooni kui ka ootuste seisukohalt, sest nii kasvab koolituse õnnestumise protsent.

Neid punkte läbi mõeldes jõuame koolituse kavandamise faasi. Sageli aga ei vajagi meeskond koolitust, vaid hoopis meeskonna coachingut, mis aitab välja tuua meeskonna potentsiaali ja leida taas energiat ühise eesmärgi poole liikumiseks.

Kõik ülalkirjeldatu on muidugi palju aeganõudvam kui lihtne koolitusfirmade poolt pakutav menüü, kuid struktureeritud lähenemise kaudu võib hoida kokku aega ja energiat mida paljud ettevõtted raiskavad koolitustele, mis ei vasta nende tõelistele vajadustele.

Anneli Kritšmann-Lekštedt on meeskonnakoolitaja ja ICF lahenduskeskne meeskonnacoach, Gekokoolitus OÜ asutaja ja suhtlemistreener.