Kristjan Otsmann: “see projekt pole surnud, aga lõhnab imelikult.” 5 võtet projektiväsimusega toimetulekuks

Foto: Hamza Butt, Flickr, Creative Commons

Keegi ei naerata enam. Inimesed põrnitsevad üksteist kerge tüdimusega altkulmu. Projektimeeskonna koosolek meenutab tüütu kolleegi matuseid, kus osalejad on lihtsalt nõutult vait ja loevad vargsi telefonist e-kirju. “See projekt pole surnud, aga lõhnab imelikult,” parafraseerib projektijuht Frank Zappat.

Mida nüüd peale hakata? Näitan mõnda võtet, mis võivad anda vinduvale projektile uuesti hoo sisse.

1. Vaata üle projekti lõppeesmärk

Esimese asjana tasub vaadata üle projekti lõppeesmärk ning kontrollida, kas siht on endiselt selge ja kas inimesed endiselt tahavad jõuda lõppeesmärgini. Siin võib abi olla ühest Marshall Goldsmithi harjutusest.

Selle puhul paneb projekti meeskonna tuumiku iga liige kirja kümnepunktiskaalal, kui palju ta praegu panustab projekti tulemuseni viimise nimel. Teises ringis paneb iga tuumiku liige kirja, kui palju ta tegelikult saaks panustada. Kolmandas ringis arutab meeskond, mida saaks igaüks teha, et realiseerida oma potentsiaal ehk tõsta oma panus soovitud tasemeni.

Kui lõppeesmärgi ülevaatamine on tüütu, võib proovida ühiselt joonistada, milline näeb maailm välja, kui projekt on edukalt lõppenud. See aitab vahel eesmärgi sõnastamise raskustest üle saada.

2. Kaardista projekti hetkeseis

Oluline on ühine arusaam sellest, kui kaugele oleme projektiga jõudnud. Mis on praegu hästi? Millised on olnud olulisemad suursaavutused? Millised asjad toimivad? Mida oleme projekti käigus õppinud? Kus mujal saame neid õppetunde kasutada?

Teiselt poolt ka: millised olulised asjad on ebaõnnestunud? Mida oleks vaja teisiti teha, et neid toimima saada? Millised on praegused kõige suuremad takistused edasiliikumiseks? Millised on erinevad võimalused nende ületamiseks?

Need on mõned asjad, mida võiks arutada.

3. Tekita kiireid võite

Vaata värske pilguga üle projekti tegevuste loetelu ning leia, millised tegevused annaksid kiireid võite. Eduelamused loovad tegutsemistahet ning aju laseb end tavaliselt üsna hästi ära petta, sest see ei tee vahet olulistel ja pisiasjadel: õnnehormoonid pääsevad paisu tagant mõlemal puhul.

Seepärast tasub leida paar-kolm lihtsamat sorti asja, millega tiim tuleb toime ning mida tasub tähistada. Sel moel saab vahel projekti kivi tagant lahti ning võib asuda olulisemate ja keerulisemate asjade kallale.

4. Võta mõni vaheprojekt töösse

Üks võimalus on leppida kokku vinduva projekti külmutamises teatud ajaks ning selle aja jooksul teha hoopis mingi muu väiksem projekt valmis, et seejärel värskete võitude jõul naasta külmutatud projekti juurde.

Vahel lihtsalt ei jaksa kuude ja aastate kaupa sama asja ajada ning meeskond vajab vaheldust.

5. Vaheta inimesi ja rolle

Kui võimalik, siis võib tuua värskenduse kaasa projektis osalevate inimeste, nende rollide ja vastutusalade vahetamine ja muutmine. Vahel piisab sellest, kui kõige väsinum projektimeeskonna liige leiab endale kuskil mujal arukamat rakendust ning väljastpoolt tuua tema asemele uus inimene. Vahel piisab sellest, kui paar inimest vahetavad omavahel osa ülesandeid.

Kristjan Otsmann

Kristjan Otsmann

Kristjan Otsmann on aja- ja projektijuhtimise koolitaja.


Loe artikleid (5)